Cost Accounting

Class - B.com 1st "B" section

Subject- Cost Accounting major 2

Compiled by - Dr. Priyanka Malvi 

Unit 5th

Contract costing

1.Meaning 

2. Types of Contracts

3. Terminology used

4. Formate of contract costing 

What is a contact Account? What important point should be born in mind in its preparation?

(Contract Account)

Contractors engaged in the construction of buildings, roads, bridges, and dams fall under the category of contractors. The method of cost accounting adopted by them is known as contract costing. The objective of preparing contract accounts is to ascertain the profit or loss incurred on completed or incomplete contracts during a specific period.

If a contract is completed within a short period, its cost and profit or loss are determined on completion. In the case of long-term contracts, the cost and profit or loss are ascertained at each stage of completion. Sub-contracts are generally small-scale works carried out at specific locations, whereas contracts are large-scale and executed at various locations. Every contract is undertaken for a fixed amount, known as the contract price. The party who awards the contract is called the contractee, and the person who executes the contract is called the contractor.

Method of Maintaining Contract Accounts

For maintaining proper records of various contracts, the contractor keeps a Contract Ledger, in which a separate account is opened for each contract. Each contract is allotted a serial number so that they can be distinguished from one another.

Contract Account

A contract account has two sides—Debit and Credit—and both sides contain columns for date, particulars, and amount.

On the debit side, the following items are recorded: materials, labour, plant and tools, and other direct expenses. Outstanding expenses are also shown on this side.

On the credit side, returned materials, returned plant, sale of materials and plant, materials and plant destroyed or stolen, and the value of materials and plant remaining at the site are recorded.

The various items included in a contract account are as follows:

Materials

A contractor may purchase materials directly or keep them in stores and issue them to contracts as required. When several contracts are running simultaneously, surplus materials from one contract may be transferred to another. All such materials are shown on the debit side of the contract account. Materials returned are recorded on the credit side. Any profit or loss on the sale of materials is transferred to the Profit and Loss Account. At the end of the year, the value of materials remaining is shown on the credit side.

Labour or Wages

All remuneration paid for work done on the contract is treated as direct labour and is recorded on the debit side of the contract account. Outstanding wages are also shown on the debit side.

Plant and Machinery

Plant or machinery purchased specifically for a particular contract is shown on the debit side of the contract account. If plant is returned, sold, or stolen, it is shown on the credit side. Any profit or loss on the sale of plant is transferred to the Profit and Loss Account. In the case of an incomplete contract, the depreciated value of plant at the end of the year is shown on the credit side.

Other Direct Expenses

Other direct expenses related to the contract are shown on the debit side of the contract account. Outstanding expenses are also recorded on the debit side.

Apportionment of Indirect Expenses

Certain expenses are not incurred for a specific contract but are common in nature. Such expenses are apportioned among contracts on a suitable percentage basis.

Sub-contract Cost

For specialized work, the contractor may assign the work to other contractors for a fixed price. The cost of work done by sub-contractors is treated as a direct expense of the contract and is shown on the debit side of the contract account.

Cost of Extra Work Done

Whenever additional work beyond the original contract is carried out at the request of the contractee, the expenditure incurred on such work is recorded on the debit side. Separate additional payment is received for this extra work.

ठेका खाता

(Contract Account)

भवन, सड़क, पुल एवं बाँध के निर्माता ठेकेदार की श्रेणी में आते हैं। इनके द्वारा लागत लेखांकन की जो पद्धति अपनायी जाती है, उसे ठेका लागत कहते हैं। ठेका लेखे तैयार करने का उद्देश्य पूर्ण या अपूर्ण ठेकों पर एक निश्चित अवधि में होने वाले लाभ एवं हानि को ज्ञात करना होता है। यदि ठेका कार्य अल्पकाल में पूर्ण होता है, तो उसके पूर्ण होने पर तथा दीर्घकाल में पूर्ण होने पर प्रत्येक अवस्था में उसकी लागत एवं लाभ-हानि को ज्ञात किया जाता है। उपकार्य प्रायः छोटे स्तर का कार्य होता है तथा विशिष्ट स्थानों पर सम्पन्न किया जाता है। ठेका बड़े पैमाने पर होता है तथा विभिन्न स्थानों पर किया जाता है। कोई भी ठेका एक निश्चित राशि के लिए लिया जाता है, जिसे 'ठेका मूल्य' कहते हैं। ठेका देने वाले को "ठेकादाता' (Contractee) एवं ठेका कार्य करने वाले व्यक्ति को ठेकेदार (Contractor) कहते हैं।

ठेका खाता को रखने की विधि

विभिन्न ठेकों का उचित लेखा रखने के लिए ठेकेदार एक ठेका खाता बही (Contract ledger) रखता है, जिसमें प्रत्येक ठेके के लिए पृथक् पृथक् खाता खोल दिया जाता है। प्रत्येक ठेके को क्रमिक संख्या प्रदान की जाती है, जिससे उनमें भिन्नता रखी जा सके।

ठेका खाता (Contract Account)

इसमें नामे क्जमा दो पक्ष होते हैं और दोनों तरफ दिनांक, विवरण एवं राशि के खाने होते हैं। नामे पक्ष (Debit side) की ओर सामग्री, श्रम, प्लान्ट व औजार एवं अन्य अप्रत्यक्ष व्यय

सम्मिलित किए जाते हैं। अदत्त व्ययों को भी इसी पक्ष में रखते हैं। जमा पक्ष में लौटाया गया माल, लौटाया गया प्लान्ट, सामग्री व प्लान्ट की बिक्री, नष्ट व चोरी हई सामग्री एवं प्लान्ट व शेष सामग्री व प्लान्ट को दिखाया जाता है। ठेके खाते में आने वाली विभिन्न मर्दे निम्न प्रकार से हैं-

1. सामग्री (Materials)- ठेकेदार सामग्री को प्रत्यक्ष रूप से क्रय कर सकता है या उसे संग्रहालय में रखकर आवश्यकता के समय ठेके पर निर्गमित कर सकता है। जब अनेक ठेके साथ-साथ चलते हैं तो एक ठेके पर बची हई सामग्री दूसरे ठेके पर भेज दी जाती है। यह समस्त सामग्री ठेके खाते में नामे पक्ष की ओर ही दिखायी जाती है। जो सामग्री वापस की जाती है, उसका लेखा ठेका खाते में जमा पक्ष की ओर करते हैं। सामग्री के बेचने पर लाभ-हानि को लाभ-हानि खाते में हस्तान्तरित कर देते हैं। वर्ष के अन्त में शेष सामग्री को जमा पक्ष की ओर दिखाते हैं।

2. श्रम या मजदूरी (Labour or Wages)- समस्त पारिश्रमिक जो ठेके का कार्य पर दिया जाता है, प्रत्यक्ष श्रम होता है और उसे ठेके खाते में नामे पक्ष की ओर ही लिखते हैं। अदत्त मजदूरी को भी नामे पक्ष की ओर दिखाते हैं।

3. प्लान्ट एवं मशीनरी (Plant and Machinery)- जो प्लान्ट या मशीनरी विशेष रूप से किसी ठेके के लिए ही क्रय की गई हो, उसे ठेके खाते में नामे पक्ष की ओर दिखाते हैं। यदि प्लान्ट वापिस किया गया हो या बेचा गया हो या चोरी हो गया हो तो उसे जमा पक्ष की ओर दिखाते हैं। प्लान्ट के बेचने से यदि लाभ या हानि हो तो उसे लाभ-हानि खाते में ले जाते हैं। अपूर्ण ठेके पर वर्ष के अन्त में प्लान्ट का हासित मूल्य ज्ञात करके ही उसे जमा पक्ष की ओर दिखाते हैं।

4. अन्य प्रत्यक्ष व्यय (Other Direct Expenses)- ठेके से सम्बन्धित अन्य प्रत्यक्ष व्ययों को ठेके खाते में नामे पक्ष की ओर ही दिखाते हैं। यदि व्यय अदत्त हों तो उसे भी नामे पक्ष की ओर ही दिखाते हैं।

5. अप्रत्यक्ष व्यय का अनुपात (Proportion of Indirect Expenses)- कुछ व्यय विशेष ठेके पर न होकर सामूहिक रूप से किये जाते हैं। इन व्ययों को किसी निश्चित प्रतिशत के आधार पर विभाजित किया जाता है।

6. उप-ठेकों की लागत (Sub-contract Cost)- ठेकेदार विशिष्ट कार्यों के लिए अन्य ठेकेदारों को एक निश्चित मूल्य दे देता है और उप-ठेकेदार द्वारा किए गए कार्यों की लागत को ठेके का प्रत्यक्ष व्यय माना जाता है। उप-ठेकों की लागत को ठेके के नामे पक्ष में दिखाते हैं।

7. अतिरिक्त कार्यों की लागत (Cost of Extra Work Done)- जब कभी ठेका देने वाला मूल ठेके के अतिरिक्त अन्य कार्य करता है, तो इस पर किए गए व्यय को नामे पक्ष में लिखते हैं। इस कार्य के लिए अतिरिक्त भुगतान करना होता है।