Class : B.Com 3 year
Subject : Management Accounting
Faculty's name : Dr. Asmita Jain
Topic : quality of a good report
A report-is prepared by putting in labour by the executives. The usefulness of the report will depend upon its quality and the way in which it has been communicated. A report should be prepared in a way it serves the purpose and presented at a time when it is needed. Good reporting is thus essential for effective communication. A good report should have the following requisites-
1. Simplicity : The report should be presented in a simple, unambiguous and clear language. The language should be non-technical. If the report is loaded with technical terminology, it will reduce its utility because the reader may be unfamiliar with that language. The reader should be able to understand the report without any difficulty. The report should also be readable. The figures should be rounded off so as to make them easily understandable. If possible, charts, diagrams or graphs should be used for presenting information.
2. Consistency: There should be a consistency in the preparation of reports. The comparability of reports will be possible only if they are consistent. For consistency, the reports should be prepared from the same type of information and statistical data. This will be possible if same accounting principles and concepts are used for collecting, classifying, tabulating and presenting of information. Consistency in reporting enhances their utility.
3. Good form and content: The following points be considered in preparing a report:
(a) The report must contain the date of its preparation and date of submission.
(b) The content of the report should be in a logical sequence.
(c) The report should be given a proper title, headings, sub-headings and paragraph divisions. The title will explain the purpose for which the report has been prepared, the title also enables to point out the persons who need the report. A production report may be titled as 'Production Report for the month of April 1992'. The title explains the purpose and period of preparing the report.
(d) The contents of a report must serve the purpose for which it has been prepared. Separate reports be prepared for different subjects. Various aspects of the subject should be properly conveyed.
(e) The reports should, contain facts and not opinions. The opinion may come, if essential, as a sequel to certain facts and not otherwise.
(f) If the report is prepared in response to a request or letter, then it should bear reference number of such request or letter.
(g) If statistical figures are to be given in the report then only significant figures and totals should be made a part of it and other detailed figures should be given in appendix.
4. Comparability: The reporting system is meant to help management in taking correct decision and improving the operational efficiency of the organisation. This objective will better be achieved if reports give comparative information.
एक रिपोर्ट अधिकारियों के परिश्रम से तैयार की जाती है। रिपोर्ट की उपयोगिता उसकी गुणवत्ता और उसे प्रस्तुत करने के तरीके पर निर्भर करती है। रिपोर्ट को इस प्रकार तैयार किया जाना चाहिए कि वह उद्देश्य की पूर्ति करे और उसे उस समय प्रस्तुत किया जाए जब उसकी आवश्यकता हो। इसलिए प्रभावी संचार के लिए अच्छी रिपोर्टिंग आवश्यक है। एक अच्छी रिपोर्ट में निम्नलिखित आवश्यक तत्व होने चाहिए-
1. सरलता: रिपोर्ट को सरल, स्पष्ट और सरल भाषा में प्रस्तुत किया जाना चाहिए। भाषा तकनीकी नहीं होनी चाहिए। यदि रिपोर्ट में तकनीकी शब्दावली का अत्यधिक उपयोग किया गया है, तो इससे इसकी उपयोगिता कम हो जाएगी क्योंकि पाठक उस भाषा से अपरिचित हो सकता है।रिपोर्ट को समझने में कोई कठिनाई नहीं होनी चाहिए। रिपोर्ट पठनीय होनी चाहिए। आंकड़ों को सरल भाषा में प्रस्तुत किया जाना चाहिए ताकि वे आसानी से समझ में आ सकें। संभव हो तो, जानकारी प्रस्तुत करने के लिए चार्ट, आरेख या ग्राफ का उपयोग किया जाना चाहिए।
2. निरंतरता: तैयारी के तरीके में निरंतरता होनी चाहिए।
रिपोर्टों की तुलना तभी संभव है जब वे सुसंगत हों। सुसंगतता के लिए, रिपोर्टों को एक ही प्रकार की जानकारी और सांख्यिकीय आंकड़ों से तैयार किया जाना चाहिए। यह तभी संभव होगा जब जानकारी एकत्र करने, वर्गीकृत करने, सारणीबद्ध करने और प्रस्तुत करने के लिए समान लेखांकन सिद्धांतों और अवधारणाओं का उपयोग किया जाए। रिपोर्टिंग में सुसंगतता उनकी उपयोगिता को बढ़ाती है।
3. अच्छा स्वरूप और विषयवस्तु: रिपोर्ट तैयार करते समय निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार किया जाना चाहिए:
(क) रिपोर्ट में इसकी तैयारी की तिथि और प्रस्तुत करने की तिथि अंकित होनी चाहिए।
(ख) रिपोर्ट की विषयवस्तु तार्किक क्रम में होनी चाहिए।
(ग) रिपोर्ट को उचित शीर्षक, शीर्ष-शीर्षक, उप-शीर्षक और अनुच्छेद विभाजन दिए जाने चाहिए। शीर्षक से रिपोर्ट तैयार करने का उद्देश्य स्पष्ट होता है और रिपोर्ट की आवश्यकता वाले व्यक्तियों की पहचान भी हो जाती है। उत्पादन रिपोर्ट का शीर्षक 'अप्रैल 1992 माह की उत्पादन रिपोर्ट' हो सकता है। शीर्षक से रिपोर्ट तैयार करने का उद्देश्य और अवधि स्पष्ट हो जाती है।
(घ) रिपोर्ट की विषयवस्तु उस उद्देश्य की पूर्ति करनी चाहिए जिसके लिए इसे तैयार किया गया है। विभिन्न विषयों के लिए अलग-अलग रिपोर्ट तैयार की जानी चाहिए। विषय के विभिन्न पहलुओं को उचित रूप से संप्रेषित किया जाना चाहिए।
(ई) रिपोर्टों में तथ्य होने चाहिए, राय नहीं। राय तभी दी जा सकती है, जब वह आवश्यक हो, कुछ तथ्यों के परिणाम स्वरूप, अन्यथा नहीं।
(f) यदि रिपोर्ट किसी अनुरोध या पत्र के उत्तर में तैयार की जाती है, तो उस पर ऐसे अनुरोध या पत्र का संदर्भ क्रमांक अंकित होना चाहिए।
(g) यदि रिपोर्ट में सांख्यिकीय आंकड़े दिए जाने हैं तो केवल महत्वपूर्ण आंकड़े और योगफल ही इसका हिस्सा बनाए जाने चाहिए और अन्य विस्तृत आंकड़े परिशिष्ट में दिए जाने चाहिए।
4. तुलनीयता: रिपोर्टिंग प्रणाली का उद्देश्य सहायता प्रदान करना है।
प्रबंधन को सही निर्णय लेने और संगठन की परिचालन दक्षता में सुधार करने में सहायता मिलती है। तुलनात्मक जानकारी देने वाली रिपोर्टों से इस उद्देश्य को बेहतर ढंग से प्राप्त किया जा सकता है।
तुलनात्मक जानकारी पिछले अवधियों, वर्तमान मानकों या बजट से संबंधित हो सकती है। यह जानकारी विचलन या भिन्नता का पता लगाने में सहायक होती है।
Subject : Management Accounting
Faculty's name : Dr. Asmita Jain
Topic : quality of a good report
A report-is prepared by putting in labour by the executives. The usefulness of the report will depend upon its quality and the way in which it has been communicated. A report should be prepared in a way it serves the purpose and presented at a time when it is needed. Good reporting is thus essential for effective communication. A good report should have the following requisites-
1. Simplicity : The report should be presented in a simple, unambiguous and clear language. The language should be non-technical. If the report is loaded with technical terminology, it will reduce its utility because the reader may be unfamiliar with that language. The reader should be able to understand the report without any difficulty. The report should also be readable. The figures should be rounded off so as to make them easily understandable. If possible, charts, diagrams or graphs should be used for presenting information.
2. Consistency: There should be a consistency in the preparation of reports. The comparability of reports will be possible only if they are consistent. For consistency, the reports should be prepared from the same type of information and statistical data. This will be possible if same accounting principles and concepts are used for collecting, classifying, tabulating and presenting of information. Consistency in reporting enhances their utility.
3. Good form and content: The following points be considered in preparing a report:
(a) The report must contain the date of its preparation and date of submission.
(b) The content of the report should be in a logical sequence.
(c) The report should be given a proper title, headings, sub-headings and paragraph divisions. The title will explain the purpose for which the report has been prepared, the title also enables to point out the persons who need the report. A production report may be titled as 'Production Report for the month of April 1992'. The title explains the purpose and period of preparing the report.
(d) The contents of a report must serve the purpose for which it has been prepared. Separate reports be prepared for different subjects. Various aspects of the subject should be properly conveyed.
(e) The reports should, contain facts and not opinions. The opinion may come, if essential, as a sequel to certain facts and not otherwise.
(f) If the report is prepared in response to a request or letter, then it should bear reference number of such request or letter.
(g) If statistical figures are to be given in the report then only significant figures and totals should be made a part of it and other detailed figures should be given in appendix.
4. Comparability: The reporting system is meant to help management in taking correct decision and improving the operational efficiency of the organisation. This objective will better be achieved if reports give comparative information.
एक रिपोर्ट अधिकारियों के परिश्रम से तैयार की जाती है। रिपोर्ट की उपयोगिता उसकी गुणवत्ता और उसे प्रस्तुत करने के तरीके पर निर्भर करती है। रिपोर्ट को इस प्रकार तैयार किया जाना चाहिए कि वह उद्देश्य की पूर्ति करे और उसे उस समय प्रस्तुत किया जाए जब उसकी आवश्यकता हो। इसलिए प्रभावी संचार के लिए अच्छी रिपोर्टिंग आवश्यक है। एक अच्छी रिपोर्ट में निम्नलिखित आवश्यक तत्व होने चाहिए-
1. सरलता: रिपोर्ट को सरल, स्पष्ट और सरल भाषा में प्रस्तुत किया जाना चाहिए। भाषा तकनीकी नहीं होनी चाहिए। यदि रिपोर्ट में तकनीकी शब्दावली का अत्यधिक उपयोग किया गया है, तो इससे इसकी उपयोगिता कम हो जाएगी क्योंकि पाठक उस भाषा से अपरिचित हो सकता है।रिपोर्ट को समझने में कोई कठिनाई नहीं होनी चाहिए। रिपोर्ट पठनीय होनी चाहिए। आंकड़ों को सरल भाषा में प्रस्तुत किया जाना चाहिए ताकि वे आसानी से समझ में आ सकें। संभव हो तो, जानकारी प्रस्तुत करने के लिए चार्ट, आरेख या ग्राफ का उपयोग किया जाना चाहिए।
2. निरंतरता: तैयारी के तरीके में निरंतरता होनी चाहिए।
रिपोर्टों की तुलना तभी संभव है जब वे सुसंगत हों। सुसंगतता के लिए, रिपोर्टों को एक ही प्रकार की जानकारी और सांख्यिकीय आंकड़ों से तैयार किया जाना चाहिए। यह तभी संभव होगा जब जानकारी एकत्र करने, वर्गीकृत करने, सारणीबद्ध करने और प्रस्तुत करने के लिए समान लेखांकन सिद्धांतों और अवधारणाओं का उपयोग किया जाए। रिपोर्टिंग में सुसंगतता उनकी उपयोगिता को बढ़ाती है।
3. अच्छा स्वरूप और विषयवस्तु: रिपोर्ट तैयार करते समय निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार किया जाना चाहिए:
(क) रिपोर्ट में इसकी तैयारी की तिथि और प्रस्तुत करने की तिथि अंकित होनी चाहिए।
(ख) रिपोर्ट की विषयवस्तु तार्किक क्रम में होनी चाहिए।
(ग) रिपोर्ट को उचित शीर्षक, शीर्ष-शीर्षक, उप-शीर्षक और अनुच्छेद विभाजन दिए जाने चाहिए। शीर्षक से रिपोर्ट तैयार करने का उद्देश्य स्पष्ट होता है और रिपोर्ट की आवश्यकता वाले व्यक्तियों की पहचान भी हो जाती है। उत्पादन रिपोर्ट का शीर्षक 'अप्रैल 1992 माह की उत्पादन रिपोर्ट' हो सकता है। शीर्षक से रिपोर्ट तैयार करने का उद्देश्य और अवधि स्पष्ट हो जाती है।
(घ) रिपोर्ट की विषयवस्तु उस उद्देश्य की पूर्ति करनी चाहिए जिसके लिए इसे तैयार किया गया है। विभिन्न विषयों के लिए अलग-अलग रिपोर्ट तैयार की जानी चाहिए। विषय के विभिन्न पहलुओं को उचित रूप से संप्रेषित किया जाना चाहिए।
(ई) रिपोर्टों में तथ्य होने चाहिए, राय नहीं। राय तभी दी जा सकती है, जब वह आवश्यक हो, कुछ तथ्यों के परिणाम स्वरूप, अन्यथा नहीं।
(f) यदि रिपोर्ट किसी अनुरोध या पत्र के उत्तर में तैयार की जाती है, तो उस पर ऐसे अनुरोध या पत्र का संदर्भ क्रमांक अंकित होना चाहिए।
(g) यदि रिपोर्ट में सांख्यिकीय आंकड़े दिए जाने हैं तो केवल महत्वपूर्ण आंकड़े और योगफल ही इसका हिस्सा बनाए जाने चाहिए और अन्य विस्तृत आंकड़े परिशिष्ट में दिए जाने चाहिए।
4. तुलनीयता: रिपोर्टिंग प्रणाली का उद्देश्य सहायता प्रदान करना है।
प्रबंधन को सही निर्णय लेने और संगठन की परिचालन दक्षता में सुधार करने में सहायता मिलती है। तुलनात्मक जानकारी देने वाली रिपोर्टों से इस उद्देश्य को बेहतर ढंग से प्राप्त किया जा सकता है।
तुलनात्मक जानकारी पिछले अवधियों, वर्तमान मानकों या बजट से संबंधित हो सकती है। यह जानकारी विचलन या भिन्नता का पता लगाने में सहायक होती है।
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