Class : B.Com 3 year
Subject : Management Accounting
Faculty's name : Dr. Asmita Jain
(b) Report to the Chief Executive Officer (CEO) - Chief Executive Officers (Director/General Manager) have the primary responsibility for implementing a company's policies and plans. These reports should analyze performance and explain any deviations. Reports to the Chief Executive Officer should include sales and production reports, which should include information on budgeted sales and production, as well as actual sales and production, and an analysis of deviations and the causes of deviations.
(c) Report to Sales Manager - Sales managers are responsible for achieving predetermined sales targets. Their performance is measured based on total sales volume and distribution expenses. Therefore, reports to the sales manager should include actual and budgeted units, sales revenue, and sales expenses. These reports can be weekly, monthly, or quarterly. When there are different sales managers for different departments, they should be given separate reports.
(d) Report to Production Managers - Production managers are responsible for the cost and quantity of production. The report to the production manager should include actual costs and budgeted costs. Variances arising from these should also be explained. The impact of these variances on factory costs and company profits should also be explained. Necessary action should be taken to address these deviations. The production manager is usually provided with a monthly production cost statement, monthly machine utilization statement, overhead cost statement, and monthly production statement.
II. External Reports - Reports prepared for the information of individuals outside the business (creditors) are called external reports. These reports are very brief but provide important information. They include the following reports:
First, reports to shareholders (profit and loss accounts, balance sheet, etc.). Second, reports to the stock exchange. Third, tax-related reports such as sales tax returns, income tax returns, duty tax returns, etc., and finally, reports to banks and creditors.
(c) Reports on the basis of facts
The following reports come under this:
1. Operating Reports - The primary purpose of these reports is to present to managers facts and information related to business operations that significantly impact business planning and policies. These reports are prepared only after thorough research. Their preparation requires considerable labor and expense and requires analytical expertise.
2. Financial reports - These reports deal with the financial position of the business. Financial reports reveal the extent to which managers have fulfilled their responsibilities towards shareholders. Financial and operating reports, though distinct, are interrelated. Financial reports reflect the financial position of the business, while operating reports shed light on the business's income. There are two types of financial reports - static financial reports and dynamic financial reports.
(d) Reports on the basis of activity
There are two types of activity reports-
1. Personal Activity Report - These reports are limited to activities performed under the direction of a specific responsible officer. For example, suppose the entire sales area is divided into two parts, and officers A and B are appointed for both parts, respectively. The report related to A's area would be called a personal activity report, and similarly for B's area.
2. Joint Activity Report - These reports relate to the activities of collectively responsible officers. For example, if a report is prepared analyzing the factory, office, and distribution costs or profit and loss of a product sold in the territories of A and B, this report would be called a joint activity report.
(ब) प्रधान कार्यकारी अधिकारी को प्रतिवेदन (Report to main functioning authority)- किसी भी कम्पनी की नीतियों एवं योजनाओं को क्रियान्वित करने की मुख्य जिम्मेदारी प्रधान कार्यकारी अधिकारियों (संचालक/सामान्य प्रबन्धक) की होती है। इन प्रतिवेदनों में कार्य निष्पादनों का विश्लेषण होना चाहिये तथा विचलनों (Variations) की स्थिति में उनका स्पष्टीकरण किया जाना चाहिये। प्रधान कार्यकारी अधिकारी को भेजे जाने वाले प्रतिवेदनों में विक्रय तथा उत्पादन से सम्बन्धित प्रतिवेदन होते हैं जिनमें बजटीय विक्रय तथा उत्पादक के साथ-साथ वास्तविक विक्रय व उत्पादन के सम्बन्ध में सूचनाएँ तथा विचलन व विचलनों के कारणों का विश्लेषण दिया हुआ होना चाहिये।
(स) विक्रय प्रबन्धक को प्रतिवेदन (Report to sales manager)- पूर्व-निर्धारित विक्रय-लक्ष्यों को प्राप्त करने का दायित्व विक्रय प्रबन्धकों का होता है। इनके निष्पादन का माप कुल विक्रय की मात्रा और वितरण व्ययों के आधार पर किया जाता है। अतः विक्रय प्रबन्धक को दिये जाने वाले प्रतिवेदन में वास्तविक तथा बजटीय इकाइयाँ, विक्रय आय तथा विक्रय व्ययों का समावेश होना चाहिये। ये प्रतिवेदन, साप्ताहिक, मासिक अथवा त्रैमासिक हो सकते हैं। जब अलग-अलग विभाग के लिये अलग-अलग विक्रय प्रबन्धक होते हैं, तो उन्हें अलग-अलग प्रतिवेदन दिया जाना चाहिये।
(द) उत्पादन प्रबन्धकों को प्रतिवेदन (Report to production managers)- उत्पादन प्रबन्धक उत्पादन की लागत तथा मात्रा के लिये उत्तरदायी होते हैं। उत्पादन प्रबन्धक को दिये जाने वाले प्रतिवेदन में वास्तविक लागतों एवं बजटीय लागतों का समावेश होना चाहिये। इनमें उत्पन्न विचरणों का भी स्पष्टीकरण होना आवश्यक है। इन विचरणों का कारखाना लागतों तथा कम्पनी के लाभ पर जो प्रभाव पड़ता है उसका भी स्पष्टीकरण होना चाहिये। विचलनों के लिये आवश्यक कदम उठाये जाने चाहिये। उत्पादन प्रबन्धक को सामान्यतः मासिक उत्पादन लागत विवरण, मासिक मशीन उपयोग विवरण, ऊपरी लागत विवरणं, मासिक उत्पादन विवरण दिये जाते हैं।
II. बाह्य प्रतिवेदन (External reports) - व्यवसाय के बाहरी व्यक्तियों (ऋणदाताओं) की जानकारी हेतु तैयार किये जाने वाले प्रतिवेदनों को बाह्य प्रतिवेदन कहते हैं। ये प्रतिवेदन अत्यन्त संक्षिप्त होते हैं, किन्तु महत्वपूर्ण सूचनाएँ प्रदान करने वाले होते हैं। इसमें निम्न प्रतिवेदन शामिल किये जाते हैं-
प्रथम अंशधारियों को दिये जाने वाले प्रतिवेदन (लाभालाभ लेखा, स्थितिविवरण आदि)। दूसरे स्कन्ध विपणि (Stock Exchange) को दिये जाने वाले प्रतिवेदन। तीसरा कर से सम्बन्धित प्रतिवेदन; जैसे- बिक्रीकर रिटर्न, आयकर रिटर्न, ड्यूटी कर रिटर्न आदि एवं अन्तिम बैंक एवं लेनदारों को दिये जाने वाले प्रतिवेदन।
(स) तथ्यों के आधार पर प्रतिवेदन (Reports on the basis of facts)
इसके अन्तर्गत निम्न प्रतिवेदन आते हैं-
1. परिचालन प्रतिवेदन (Operating reports)- इन प्रतिवेदनों का मुख्य उद्देश्य व्यवसाय संचालन से सम्बन्धित उन तथ्यों तथा सूचनाओं को प्रबन्धकों के समक्ष प्रस्तुत करना होता है, जो कि व्यावसायिक नियोजन तथा नीतियों पर महत्वपूर्ण प्रभाव डालते हैं। ये प्रतिवेदन गहन जाँच के ही पश्चात् तैयार किये जाते हैं। इनकी तैयारी में अधिक श्रम व व्यय लगता है तथा विश्लेषणों की निपुणता की आवश्यकता होती है।
2. वित्तीय प्रतिवेदन (Financial reports)- ये प्रतिवेदन व्यवसाय की वित्तीय स्थिति से सम्बन्धित होते हैं। वित्तीय प्रतिवेदनों से यह स्पष्ट होता है कि प्रबन्धकों ने अंशधारियों के प्रति किस सीमा तक अपने दायित्वों को निभाया है। वित्तीय तथा परिचालन प्रतिवेदन अलग होते हुए भी एक-दूसरे से सम्बन्धित होते हैं। वित्तीय प्रतिवेदन व्यवसाय की वित्तीय स्थिति को प्रदर्शित करते हैं, जबकि परिचालन प्रतिवेदन व्यवसाय की आय पर प्रकाश डालता है। वित्तीय प्रतिवेदन दो प्रकार के होते हैं-प्रथम; स्थिर वित्तीय प्रतिवेदन तथा दूसरा, गतिशील वित्तीय प्रतिवेदन।
(द) क्रियाशीलता के आधार पर प्रतिवेदन (Reports on the basis of activity)
क्रियाशीलता प्रतिवेदन के दो प्रकार हैं-
1. व्यक्तिगत क्रियाशीलता प्रतिवेदन (Personal activity report) - ये प्रतिवेदन किसी खास उत्तरदायी अधिकारी के निर्देशन में किये जाने वाली क्रियाओं तक ही सीमित होते हैं। उदाहरण के लिये, मान लिया जाए कि सम्पूर्ण बिक्री क्षेत्र को दो भागों में विभाजित किया गया है तथा दोनों भागों के लिये क्रमशः A तथा B अधिकारियों को नियुक्त किया गया है। A के क्षेत्र से सम्बन्धित प्रतिवेदन को व्यक्तिगत क्रियाशीलता प्रतिवेदन कहेंगे तथा इसी प्रकार B के क्षेत्र के लिये।
2. संयुक्त क्रियाशीलता प्रतिवेदन (Joint activity report) - ये प्रतिवेदन सामूहिक उत्तरदायी अधिकारियों की क्रियाओं से सम्बन्धित होते हैं। उदाहरणार्थ, A तथा B के क्षेत्र में बिक्री की जाने वाली वस्तु के कारखाना,, कार्यालय व वितरण लागत या लाभ-हानि का विश्लेषण करने वाला प्रतिवेदन तैयार किया जाये तो इस प्रतिवेदन को संयुक्त क्रियाशीलता प्रतिवेदन कहेंगे
Subject : Management Accounting
Faculty's name : Dr. Asmita Jain
(b) Report to the Chief Executive Officer (CEO) - Chief Executive Officers (Director/General Manager) have the primary responsibility for implementing a company's policies and plans. These reports should analyze performance and explain any deviations. Reports to the Chief Executive Officer should include sales and production reports, which should include information on budgeted sales and production, as well as actual sales and production, and an analysis of deviations and the causes of deviations.
(c) Report to Sales Manager - Sales managers are responsible for achieving predetermined sales targets. Their performance is measured based on total sales volume and distribution expenses. Therefore, reports to the sales manager should include actual and budgeted units, sales revenue, and sales expenses. These reports can be weekly, monthly, or quarterly. When there are different sales managers for different departments, they should be given separate reports.
(d) Report to Production Managers - Production managers are responsible for the cost and quantity of production. The report to the production manager should include actual costs and budgeted costs. Variances arising from these should also be explained. The impact of these variances on factory costs and company profits should also be explained. Necessary action should be taken to address these deviations. The production manager is usually provided with a monthly production cost statement, monthly machine utilization statement, overhead cost statement, and monthly production statement.
II. External Reports - Reports prepared for the information of individuals outside the business (creditors) are called external reports. These reports are very brief but provide important information. They include the following reports:
First, reports to shareholders (profit and loss accounts, balance sheet, etc.). Second, reports to the stock exchange. Third, tax-related reports such as sales tax returns, income tax returns, duty tax returns, etc., and finally, reports to banks and creditors.
(c) Reports on the basis of facts
The following reports come under this:
1. Operating Reports - The primary purpose of these reports is to present to managers facts and information related to business operations that significantly impact business planning and policies. These reports are prepared only after thorough research. Their preparation requires considerable labor and expense and requires analytical expertise.
2. Financial reports - These reports deal with the financial position of the business. Financial reports reveal the extent to which managers have fulfilled their responsibilities towards shareholders. Financial and operating reports, though distinct, are interrelated. Financial reports reflect the financial position of the business, while operating reports shed light on the business's income. There are two types of financial reports - static financial reports and dynamic financial reports.
(d) Reports on the basis of activity
There are two types of activity reports-
1. Personal Activity Report - These reports are limited to activities performed under the direction of a specific responsible officer. For example, suppose the entire sales area is divided into two parts, and officers A and B are appointed for both parts, respectively. The report related to A's area would be called a personal activity report, and similarly for B's area.
2. Joint Activity Report - These reports relate to the activities of collectively responsible officers. For example, if a report is prepared analyzing the factory, office, and distribution costs or profit and loss of a product sold in the territories of A and B, this report would be called a joint activity report.
(ब) प्रधान कार्यकारी अधिकारी को प्रतिवेदन (Report to main functioning authority)- किसी भी कम्पनी की नीतियों एवं योजनाओं को क्रियान्वित करने की मुख्य जिम्मेदारी प्रधान कार्यकारी अधिकारियों (संचालक/सामान्य प्रबन्धक) की होती है। इन प्रतिवेदनों में कार्य निष्पादनों का विश्लेषण होना चाहिये तथा विचलनों (Variations) की स्थिति में उनका स्पष्टीकरण किया जाना चाहिये। प्रधान कार्यकारी अधिकारी को भेजे जाने वाले प्रतिवेदनों में विक्रय तथा उत्पादन से सम्बन्धित प्रतिवेदन होते हैं जिनमें बजटीय विक्रय तथा उत्पादक के साथ-साथ वास्तविक विक्रय व उत्पादन के सम्बन्ध में सूचनाएँ तथा विचलन व विचलनों के कारणों का विश्लेषण दिया हुआ होना चाहिये।
(स) विक्रय प्रबन्धक को प्रतिवेदन (Report to sales manager)- पूर्व-निर्धारित विक्रय-लक्ष्यों को प्राप्त करने का दायित्व विक्रय प्रबन्धकों का होता है। इनके निष्पादन का माप कुल विक्रय की मात्रा और वितरण व्ययों के आधार पर किया जाता है। अतः विक्रय प्रबन्धक को दिये जाने वाले प्रतिवेदन में वास्तविक तथा बजटीय इकाइयाँ, विक्रय आय तथा विक्रय व्ययों का समावेश होना चाहिये। ये प्रतिवेदन, साप्ताहिक, मासिक अथवा त्रैमासिक हो सकते हैं। जब अलग-अलग विभाग के लिये अलग-अलग विक्रय प्रबन्धक होते हैं, तो उन्हें अलग-अलग प्रतिवेदन दिया जाना चाहिये।
(द) उत्पादन प्रबन्धकों को प्रतिवेदन (Report to production managers)- उत्पादन प्रबन्धक उत्पादन की लागत तथा मात्रा के लिये उत्तरदायी होते हैं। उत्पादन प्रबन्धक को दिये जाने वाले प्रतिवेदन में वास्तविक लागतों एवं बजटीय लागतों का समावेश होना चाहिये। इनमें उत्पन्न विचरणों का भी स्पष्टीकरण होना आवश्यक है। इन विचरणों का कारखाना लागतों तथा कम्पनी के लाभ पर जो प्रभाव पड़ता है उसका भी स्पष्टीकरण होना चाहिये। विचलनों के लिये आवश्यक कदम उठाये जाने चाहिये। उत्पादन प्रबन्धक को सामान्यतः मासिक उत्पादन लागत विवरण, मासिक मशीन उपयोग विवरण, ऊपरी लागत विवरणं, मासिक उत्पादन विवरण दिये जाते हैं।
II. बाह्य प्रतिवेदन (External reports) - व्यवसाय के बाहरी व्यक्तियों (ऋणदाताओं) की जानकारी हेतु तैयार किये जाने वाले प्रतिवेदनों को बाह्य प्रतिवेदन कहते हैं। ये प्रतिवेदन अत्यन्त संक्षिप्त होते हैं, किन्तु महत्वपूर्ण सूचनाएँ प्रदान करने वाले होते हैं। इसमें निम्न प्रतिवेदन शामिल किये जाते हैं-
प्रथम अंशधारियों को दिये जाने वाले प्रतिवेदन (लाभालाभ लेखा, स्थितिविवरण आदि)। दूसरे स्कन्ध विपणि (Stock Exchange) को दिये जाने वाले प्रतिवेदन। तीसरा कर से सम्बन्धित प्रतिवेदन; जैसे- बिक्रीकर रिटर्न, आयकर रिटर्न, ड्यूटी कर रिटर्न आदि एवं अन्तिम बैंक एवं लेनदारों को दिये जाने वाले प्रतिवेदन।
(स) तथ्यों के आधार पर प्रतिवेदन (Reports on the basis of facts)
इसके अन्तर्गत निम्न प्रतिवेदन आते हैं-
1. परिचालन प्रतिवेदन (Operating reports)- इन प्रतिवेदनों का मुख्य उद्देश्य व्यवसाय संचालन से सम्बन्धित उन तथ्यों तथा सूचनाओं को प्रबन्धकों के समक्ष प्रस्तुत करना होता है, जो कि व्यावसायिक नियोजन तथा नीतियों पर महत्वपूर्ण प्रभाव डालते हैं। ये प्रतिवेदन गहन जाँच के ही पश्चात् तैयार किये जाते हैं। इनकी तैयारी में अधिक श्रम व व्यय लगता है तथा विश्लेषणों की निपुणता की आवश्यकता होती है।
2. वित्तीय प्रतिवेदन (Financial reports)- ये प्रतिवेदन व्यवसाय की वित्तीय स्थिति से सम्बन्धित होते हैं। वित्तीय प्रतिवेदनों से यह स्पष्ट होता है कि प्रबन्धकों ने अंशधारियों के प्रति किस सीमा तक अपने दायित्वों को निभाया है। वित्तीय तथा परिचालन प्रतिवेदन अलग होते हुए भी एक-दूसरे से सम्बन्धित होते हैं। वित्तीय प्रतिवेदन व्यवसाय की वित्तीय स्थिति को प्रदर्शित करते हैं, जबकि परिचालन प्रतिवेदन व्यवसाय की आय पर प्रकाश डालता है। वित्तीय प्रतिवेदन दो प्रकार के होते हैं-प्रथम; स्थिर वित्तीय प्रतिवेदन तथा दूसरा, गतिशील वित्तीय प्रतिवेदन।
(द) क्रियाशीलता के आधार पर प्रतिवेदन (Reports on the basis of activity)
क्रियाशीलता प्रतिवेदन के दो प्रकार हैं-
1. व्यक्तिगत क्रियाशीलता प्रतिवेदन (Personal activity report) - ये प्रतिवेदन किसी खास उत्तरदायी अधिकारी के निर्देशन में किये जाने वाली क्रियाओं तक ही सीमित होते हैं। उदाहरण के लिये, मान लिया जाए कि सम्पूर्ण बिक्री क्षेत्र को दो भागों में विभाजित किया गया है तथा दोनों भागों के लिये क्रमशः A तथा B अधिकारियों को नियुक्त किया गया है। A के क्षेत्र से सम्बन्धित प्रतिवेदन को व्यक्तिगत क्रियाशीलता प्रतिवेदन कहेंगे तथा इसी प्रकार B के क्षेत्र के लिये।
2. संयुक्त क्रियाशीलता प्रतिवेदन (Joint activity report) - ये प्रतिवेदन सामूहिक उत्तरदायी अधिकारियों की क्रियाओं से सम्बन्धित होते हैं। उदाहरणार्थ, A तथा B के क्षेत्र में बिक्री की जाने वाली वस्तु के कारखाना,, कार्यालय व वितरण लागत या लाभ-हानि का विश्लेषण करने वाला प्रतिवेदन तैयार किया जाये तो इस प्रतिवेदन को संयुक्त क्रियाशीलता प्रतिवेदन कहेंगे
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